Checklist per la fase esecutiva dei contratti pubblici: guida operativa per il RUP, dalla stipula alla chiusura
29 Dicembre 2025
La fase esecutiva dei contratti pubblici rappresenta uno dei momenti più delicati dell’intero ciclo dell’appalto: è qui che si realizza concretamente il principio del risultato sancito dal Codice e si concentrano le principali attività di controllo sull’effettiva realizzazione delle prestazioni contrattuali.
Il Piano Nazionale Anticorruzione 2025, di imminente approvazione, e il regolamento ANAC sulla vigilanza e sul sistema sanzionatorio – in vigore dal 17 luglio 2025 – richiamano espressamente l’attenzione sulla fase esecutiva, prevedendo verifiche e sanzioni anche in caso di irregolarità formali riscontrate durante l’esecuzione del contratto.
Anche il nuovo Bando tipo ANAC per le gare sopra soglia rafforza questa impostazione, attraverso la standardizzazione di clausole che incidono direttamente sull’esecuzione, dalle modifiche contrattuali ai controlli su pagamenti e subappalti.
Per il RUP tutto ciò implica la necessità di gestire l’esecuzione non come una sequenza di adempimenti isolati, ma come un processo continuo, nel quale ogni decisione rilevante sia documentata e verificabile.
Questa checklist è pensata come strumento operativo a supporto di Responsabili di progetto, del Responsabile della Fase di Esecuzione e dei loro collaboratori, utile a presidiare correttamente l’esecuzione - dalla stipula alla chiusura del contratto.
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Dalla stipula alla chiusura del contratto in 4 step
Verifiche e condizioni di efficacia del contratto
Stipula ed efficacia del contratto
Verificare che il contratto sia stato regolarmente stipulato e che siano soddisfatte tutte le condizioni previste per la sua efficacia.
Condizioni di efficacia e adempimenti propedeutici
Accertare la presenza delle garanzie, delle polizze assicurative e di tutta la documentazione richiesta dagli atti di gara come presupposto per l’avvio dell’esecuzione.
Verifiche sui requisiti in fase esecutiva
Assicurare la disponibilità delle verifiche già effettuate in fase di affidamento e pianificare i controlli periodici previsti durante l’esecuzione, in particolare:
- DURC prima dei pagamenti
- verifiche connesse a subappalti o variazioni soggettive
- ulteriori controlli previsti dalla normativa di settore
Organizzazione della documentazione contrattuale
Garantire che contratto, capitolato, progetto (se previsto), cronoprogramma e atti richiamati siano ordinati e facilmente accessibili nel fascicolo del contratto.
Nomina delle figure tecniche
Formalizzare gli incarichi del Direttore dei lavori o del Direttore dell’esecuzione del contratto e definire ruoli, responsabilità e flussi informativi con il RUP.
Verbale di consegna (se previsto)Redigere il verbale di consegna di lavori, servizi o forniture, quando previsto, indicando data di avvio delle prestazioni, condizioni operative ed eventuali prescrizioni.
Presidi operativi e amministrativi
Controllo dell’esecuzione delle prestazioni
Assicurare, tramite DL o DEC, la verifica della conformità delle prestazioni rispetto al contratto e al capitolato, documentando le attività di controllo svolte.
Gestione dei SAL e dei pagamenti
Predisporre e approvare gli stati di avanzamento nel rispetto delle previsioni contrattuali, verificando regolarità contributiva e tracciabilità dei flussi finanziari prima della liquidazione.
Gestione del subappalto
Verificare che il subappalto sia preventivamente autorizzato, che il subappaltatore possieda i requisiti richiesti e che le prestazioni siano coerenti con quanto autorizzato.
Varianti e modifiche contrattuali
Istruire e approvare le modifiche solo nei casi consentiti dalla normativa, con adeguate motivazioni, mantenendo la continuità informativa con il contratto originario.
Trasmissione delle schede ANAC
Assicurare la compilazione e l’invio tempestivo delle schede ANAC relative agli eventi di esecuzione (es. inizio esecuzione, stati di avanzamento/liquidazioni, modifiche, iter di subappalto, collaudo, conclusione).
Ordini di servizio e comunicazioni formali
Formalizzare tutte le comunicazioni rilevanti con l’affidatario, evitando gestioni informali non tracciate.
Gestione delle criticità
Gestire contestazioni, riserve o ritardi secondo le procedure previste, garantendo la piena ricostruibilità del procedimento.
Monitoraggio delle scadenze
Controllare scadenze ricorrenti (DURC, coperture assicurative, verifiche periodiche) per evitare irregolarità o sospensioni dell’esecuzione.
Il PNA 2025 e il Bando tipo ANAC individuano in varianti, subappalti e pagamenti alcuni dei principali punti di attenzione in fase esecutiva: una gestione organizzata di questi eventi rappresenta una misura di tutela concreta per il RUP.
Completamento e archiviazione del fascicolo di esecuzione
Collaudo o verifica di conformità
Procedere alla nomina del collaudatore o della commissione e allo svolgimento delle verifiche previste.
Approvazione degli esiti
Approvare formalmente il collaudo o la verifica di conformità.
Liquidazione finale
Disporre la liquidazione finale previa verifica del rispetto di tutti gli obblighi contrattuali.
Chiusura del fascicolo di esecuzione
Raccogliere e conservare in modo ordinato tutta la documentazione dell’esecuzione, rendendo il procedimento trasparente, verificabile e completo.
Perché strutturare la fase esecutiva con il Modulo Gestione Esecuzione Contratto di Acquisti Telematici
Nella pratica quotidiana il rischio principale non è la mancanza di regole, ma la difficoltà di tenere insieme attività, documenti e scadenze lungo tutto il ciclo di vita del contratto. Gestioni frammentate rendono complessa la ricostruzione dell’iter in caso di controllo e aumentano l’esposizione del RUP alle sanzioni ANAC.
Una gestione strutturata dell’esecuzione consente di:
- mantenere sotto controllo ogni evento rilevanti
- disporre di un fascicolo sempre completo e coerente
- ridurre errori, duplicazioni e attività manuali
- lavorare in modo più tutelato e allineato alle indicazioni ANAC
La PAD certificata Acquisti Telematici supporta questo approccio anche nella fase esecutiva grazie al Modulo dedicato Gestione Esecuzione Contratto, consentendo di gestire eventi contrattuali, subappalti e SAL – oltre che le comunicazioni ad ANAC in interoperabilità - all’interno di un unico flusso digitale.
In più, il Modulo SA1 Importer automatizza l’importazione dei dati di pagamento dai sistemi contabili o da semplici fogli di calcolo per la compilazione delle schede ANAC, riducendo tempi e rischi di errore.
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