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Gestione degli acquisti, che cos’è e come innovare l’e-Procurement nella Pubblica Amministrazione

02 Novembre 2022

Lo stato di salute del sistema pubblico degli acquisti è determinante per il successo del Piano nazionale di ripresa e resilienza, e più in generale per la crescita economica del nostro Paese. Nel suo complesso, è noto che il settore del procurement pubblico abbia acquisito una cospicua rilevanza per le economie nazionali, stimata in media tra il 10% e il 16% del PIL nei Paesi dell'Unione Europea.

In Italia il valore del mercato degli appalti pubblici ha persino riscontrato un aumento del 6,6% nel 2021, arrivando a sfiorare i 200 miliardi di euro (dati ANAC). In tutte le missioni – e le riforme – del PNRR gli appalti giocano un ruolo di primo piano, dalla transizione ecologica alla salute.

Ma come si fa effettivamente a fare dei “buoni acquisti pubblici”? L'approvvigionamento delle Pubbliche Amministrazioni si evolve da tempo secondo tre assi direttrici principali: standardizzazione, semplificazione e tracciabilità  dei processi, razionalizzazione della spesa mediante la centralizzazione degli acquisti e digitalizzazione, con lo sviluppo di strumenti informatici sempre più avanzati.

Per far sì che il PNRR non resti sulla carta e che i fondi assegnati alle PA vengano spesi nella loro interezza, è necessario che le Stazioni Appaltanti rivolgano i loro sforzi all'ottimizzazione delle proprie strategie di spesa, non soltanto in termini di costi, ma di competenze e di innovazione.

Risulta già chiaro che, per navigare la complessità della gestione degli acquisti, nell'immediato futuro le Stazioni Appaltanti dovranno essere sempre più capaci di unire a una solida conoscenza tecnico-giuridica, imprescindibile per il rispetto del dettato normativo e delle sue evoluzioni, anche competenze manageriali tipiche del settore privato, oltre che rimodulare i propri flussi di lavoro con l'aiuto delle piattaforme di e-procurement integrate con i sistemi e le banche dati nazionali.

Gestione degli acquisti: che cos'è e quali sono le sue fasi più importanti

Le istituzioni pubbliche effettuano acquisti per l'esecuzione di lavori, la fornitura di beni e la prestazione di servizi, attraverso fasi ben definite e regolate dalla normativa, in primis il Codice dei Contratti Pubblici (D. Lgs. 50/2016), all'insegna del rispetto dei principi di economicità, di efficacia, di imparzialità, di legalità, di pubblicità e di trasparenza che regolano l'azione amministrativa della Pubblica Amministrazione.

Di seguito una breve panoramica delle fasi fondamentali del processo d'acquisto.

Appalti e contratti pubblici, un contesto normativo in continuo cambiamento

A differenziare acquisti pubblici e privati è soprattutto, nel primo caso, la necessità di attenersi a un quadro normativo intricato e in costante evoluzione, non ultima quella provocata dall'urgenza di attuazione degli obiettivi del PNRR, che culminerà con l'attesa riforma dell'intero settore dei Contratti Pubblici a gennaio 2023.

Come anticipato nell'introduzione, sono tre le tendenze principali individuabili nella normativa relativa al procurement pubblico:

Sono molteplici le misure messe in campo dai soggetti coinvolti nel settore degli appalti, tra cui l'Autorità Nazionale Anticorruzione, per incrementare la trasparenza e la tracciabilità delle procedure, e nel contempo limitare le scelte discrezionali delle Stazioni Appaltanti.

Si riscontra dunque un impiego più diffuso di bandi-tipo, contratti-tipo e linee guida per la predisposizione dei documenti di gara, in modo anche da diminuire i contenziosi. Oltre alla semplificazione delle attività amministrative, che va a ridurre il lavoro a carico degli Uffici tecnici, la standardizzazione dei processi rende più facile assicurare la loro aderenza alla normativa e individuare eventuali anomalie.

Il principio di “buon andamento" della Pubblica Amministrazione, contenuto nell'art. 97 della Costituzione, impone ai pubblici uffici di attenersi ai criteri di economicità, efficienza ed efficacia. Nell'ambito degli Appalti, la strada che si sta percorrendo è quella della centralizzazione degli acquisti, sfruttando soggetti aggregatori - come le Centrali Uniche di Committenza - capaci di accentrare le competenze e le professionalità  necessarie, ottenere economie di scala, e in ultima analisi prezzi migliori per lavori, servizi e forniture.

La transizione digitale della PA è uno degli obiettivi del PNRR, tramite il quale sono stati stanziati quasi 10 miliardi di euro per un ambizioso piano di riforme.

L'Agenzia per l'Italia Digitale è inoltre al lavoro sulle nuove linee guida tecniche per l'e-procurement a livello nazionale, con l'obiettivo di garantire una maggiore uniformità  tecnologica, e quindi una migliore interconnessione, tra gli organismi di vigilanza e controllo e le piattaforme digitali per l'e-procurement utilizzate dalle Stazioni Appaltanti.


 

E-Procurement nella Pubblica Amministrazione, la chiave per acquistare meglio

Con l'articolo 40, comma 2, del D.Lgs. 50/2016, è stato introdotto anche in Italia a partire dal 18 ottobre 2018 l'obbligo di utilizzare mezzi di comunicazione e procedure elettroniche nelle gare d'appalto. Questa importante evoluzione normativa ha incentivato le Stazioni Appaltanti, indipendentemente dalla loro dimensione, a prendere dimestichezza con le piattaforme per l'approvvigionamento elettronico della Pubblica Amministrazione.

Le piattaforme come la suite Acquisti Telematici consentono infatti di gestire in maniera integrata l'intero ciclo dell'appalto, ricreando fedelmente le fasi della procedura prescritte dalla normativa, ma con in più tutti i vantaggi che l'ambiente digitale consente. Vediamo insieme i principali.

Un software di e-procurement come Acquisti Telematici si avvale di procedure guidate e a norma, che supportano gli operatori nella gestione operativa di gare e affidamenti. Gli automatismi di inserimento dei dati e i modelli di documento, come ad esempio i facsimile di verbale di gara, permettono di approntare la documentazione con maggiore rapidità e minimizzano la possibilità di commettere errori, grazie ai controlli automatici.

Avere sotto controllo tutte le fasi dell’approvvigionamento, dalla raccolta dei fabbisogni all’albo dei fornitori, fino al monitoraggio dell’esecuzione del contratto, permette di individuare gli sprechi e le opportunità, incrementando l’efficienza generale e il controllo della gestione della spesa.

Le Stazioni Appaltanti possono contare su uno strumento informatico sempre aggiornato e conforme alle disposizioni di legge più recenti: nel caso di Acquisti Telematici, è un team di consulenti esperti nel settore degli appalti ad assicurare l’implementazione delle nuove funzionalità legate alla normativa.

Tutti i documenti relativi agli operatori economici e alle procedure di gara, comunicazioni comprese, vengono salvate e archiviate nel fascicolo di gara. Oltre a eliminare la carta, l’archiviazione digitale dei documenti consente di rintracciarli in pochi click.

Il software rispetta standard elevatissimi di sicurezza informatica, assicurando l’assoluta riservatezza delle informazioni scambiate e delle offerte telematiche.

 

La project manager di Acquisti Telematici, Dott.ssa Ilaria Mariotti, sintetizza così i benefici dell'utilizzo della suite per le Amministrazioni:

«L'utilizzo del software offre innumerevoli vantaggi sia alla Stazione Appaltante, che abbatte le tempistiche di indizione e gestione della gara, l'aggiudicazione e tutti gli adempimenti connessi ivi inclusi quelli della trasparenza amministrativa».


 

Acquisti Telematici, la piattaforma di e-Procurement che rivoluziona la gestione degli acquisti nella Pubblica Amministrazione

Acquisti Telematici è la soluzione software più completa e integrata per digitalizzare la gestione dell'albo fornitori e delle gare telematiche, presente negli Uffici Gare di oltre 1000 Stazioni Appaltanti in tutta Italia.

Con la suite Acquisti Telematici, anche il tuo Ente potrà entrare nel futuro del procurement pubblico e gestire in maniera più efficace l'intero processo d'acquisto, in piena conformità alla normativa sui contratti pubblici.

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